GED : Votre volume de documents ne cesse d’augmenter, comment optimiser votre efficacité ?

Groupe VISIO - GED

Optez pour nos solutions de gestion électronique des documents (GED), elles permettent à votre organisation de gérer efficacement, rapidement et simplement les documents stratégiques pour votre activité, quel que soit leur format d’origine, ainsi que les emails tout en améliorant le travail collaboratif.

Nos solutions ouvertes, modulables et entièrement personnalisables, capables de s’interfacer avec les applications du système d’information existant, s’adaptent sans limite à votre organisation et vous offrent une productivité maximale.

Vos documents deviennent accessibles à l’ensemble de vos collaborateurs de manière organisée et sécurisée, notamment grâce à une interface conviviale, intuitive et ergonomique qui garantit l’adhésion de tous les utilisateurs.

La prise en charge des appareils mobiles, les fonctionnalités de Workflows (circuit de validation) vous permettent de créer des processus multiples et d’automatiser les traitements manuels dans votre entreprise tout en vous apportant un contrôle total : les délais, le respect des normes et des impératifs réglementaires peuvent être garantis à chacune des étapes.

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ARCHIVAGE : Pourquoi Ne Pas Simplifier La Numérisation Et La Distribution De Documents ?

Groupe VISIO - Archivage

Rechercher les documents papiers peut prendre du temps, la numérisation vous permet de réaliser des gains conséquents de productivité.

La gamme de multifonction proposé par le Groupe Visio permet de transformer des documents papier en documents numériques, de les indexer, les classer et les intégrer dans vos applications métiers. Une facture sera ainsi directement archivée dans un logiciel de comptabilité, un contrat de travail dans le logiciel RH, une commande vers un circuit de validation, etc.

La lecture automatique de formulaire papier et électronique, permet l’identification intelligente du document et de son contenu à travers plusieurs technologies de reconnaissances (OCR), dont le code-barres, et utilise quantité d’autres éléments clés tels que la taille, l’arrière-plan, le logo, le titre, la structure, etc…

Cela permet d’en extraire les données et de les intégrer automatiquement dans le système métier. L’identification sur des formulaires structurés de données manuscrites et leurs transmissions automatiques sont également possibles avec la technologie de stylo numérique.

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COMPTABILISATION : Quelle visibilité avez-vous des usages et des coûts de vos systèmes d’impression ?

Groupe VISIO - Comptabilisation
L’impression est un domaine souvent mal maîtrisé , pas de maîtrise des coûts, d’usage et des impacts sur l’environnement.

Les systèmes d’impressions proposés par le Groupe Visio peuvent être équipés de moyens d’authentifications par badge avec ou sans contact adaptables à vos badges d’accès existants vous assurant l’affectation des droits d’utilisations de fonctionnalités (copie, impression, fax, numérisation…)

Nos solutions de gestion d’impression permettent de gérer et maîtriser toutes les impressions et copies faites sur vos équipements bureautiques et disposer d’une parfaite visibilité sur l’activité de votre parc pour mieux en administrer la ventilation des coûts, la refacturation par service, les codes clients ou projets.

La libération sélective permet à l’utilisateur de choisir la machine sur laquelle il désire libérer ses documents.

Il suffit de s’authentifier sur n’importe quel multifonction du réseau et de libérer ces documents permettant ainsi la réduction de la gâche papier et la protection des documents confidentiels.

L’envoi automatiquement des travaux d’impressions en fonction du nombre et du types de pages (couleur ou monochrome),… vers le périphérique le mieux adapté ou de soumettre les travaux d’impression à la reprographie, optimise l’usage de votre parc. On obtient ainsi une parfaite cohérence entre la création du document et sa production.

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Flus d'impression : Comment automatiser l’impression multi destinations tout en limitant le cout de l’affranchissement ?

Groupe VISIO - Mission

Le Groupe Visio propose un panel de solutions vous permettant l’impression multicanal et de données variables tout en ajoutant de la valeur à vos documents transactionnels.

L’impression multi-canal vous délivre de toute une série de tâches en choisissant automatiquement en fonction du type de document, la bonne imprimante ou sélectionne le bac papier de l’imprimante, il remplace les pre-imprimés et rassemble tous les processus nécessaires pour un seul document en une seule tâche et veillera à son envoi simultané vers les canaux de votre choix (e-mail, fax, archive numérique, export vers votre application métier, une GED…). Une tâche d’impression devient donc un flux de travail qui achemine directement le document vers les bonnes destinations et archives !

Le prix de l’affranchissement est en hausse, dématérialisez vos factures, gagnez en productivité avec la facture électronique, bonifier les communications par l’ajout de messages promotionnels, produisez vos factures, vos contrats personnalisés dynamiquement à partir de champs de votre CRM .

Automatisez la préparation du courrier et optimisez les envois postaux par des règles de tri et fusion de documents vous faisant économiser sur les frais d’affranchissement. Il est possible d’automatiser la mise sous pli en ajoutant des marques OMR.

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